Combien de fois êtes-vous sorti d’une réunion en vous disant que celle-ci aurait pu être de bien meilleure qualité ? Ce sentiment, je le rencontre plus souvent que vous ne pouvez l’imaginer parmi les équipes d’entreprises que j’accompagne. Il n’y a évidemment pas qu’un seul coupable puisqu’un intervenant peu investi suffit à tout gâcher. Néanmoins, après plusieurs années d’observation, je suis convaincu que la salle de réunion joue pour beaucoup dans la qualité des échanges.
Certains signes ne trompent pas
Je vous propose dans un premier temps une petite liste de signes qui indiquent que le problème des réunions ennuyantes vient directement de votre salle :
- Un son de mauvaise qualité lors des appels en visio pour les participants à distance. Mettez-vous à leur place : vous sentiriez-vous investi si vous n’arriviez pas à distinguer clairement la teneur des échanges ?
- Un écran mural trop petit qui ne permet pas de voir toutes les personnes présentes. Si un intervenant à distance a une présentation à réaliser, c’est plutôt embêtant.
- L’absence d’outils collaboratifs à l’instar du tableau blanc interactif. Par ailleurs, pour que la collaboration soit plus fluide pendant les réunions, un système de partage d’écran n’est pas de refus.
- Un mauvais agencement des places assises qui isole fatalement certains participants.
Vous l’aurez compris : l’équipement de salle de réunion est assez central ici et je vais m’y intéresser plus en détail dès à présent.
Des équipements qui méritent d’être renouvelés
Quand je parle d’équipement, je ne pense pas uniquement au fameux écran mural pilotable à l’aide d’un ordinateur. Selon moi, une salle de réunion bien pensée doit s’appuyer sur plusieurs briques complémentaires. C’est-à-dire une solution de visioconférence stable et compatible avec les outils que vous utilisez actuellement (Teams, Google Meet) et un système de sonorisation capable de capter efficacement la voix de tous les participants.
Ensuite, le tableau blanc interactif (qui prend la forme d’un grand écran tactile) a son intérêt pour les présentations. Il est en effet possible de modifier les différents éléments affichés en temps réel et de faire des annotations. C’est également intéressant pour les travaux collaboratifs, sachant que son usage est très intuitif : pas besoin de formation pour comprendre le principe !
Certaines entreprises vont même plus loin en installant un système de pilotage centralisé. Grâce à lui, il devient possible de tout gérer depuis une simple tablette. Si cela peut faire gagner du temps, c’est toujours bon à prendre !
Attention à ne pas oublier le confort !
Enfin, rappelez-vous d’une chose implacable : assister à une réunion n’est jamais ce qu’il y a de plus fun. Donc si en plus la salle n’est pas accueillante avec des sièges inconfortables et un manque de place, difficile d’obtenir l’enthousiasme de tout le monde. Pas besoin de décrocher la lune ici : assurez-vous juste que le mobilier est décent et que l’éclairage est bien conçu. Car si la lumière est trop froide, cela finit par fatiguer les yeux.
Dernier point que l’on a tendance à oublier : le confort thermique. Selon l’INRS, la température idéale se situe entre 20 et 24 degrés.
